Lav en interessentanalyse

Interessentanalyse: En trin-for-trin guide

Indholdsfortegnelse

En interessentanalyse er, som ordet indikerer en analyse af projektets interessenter – dvs. enhver person, som har interesse i projektet. Formålet med en interessentanalyse er at give projektlederen og projektgruppen et overblik over personer, der har interesse i projektet. Den skal også være med til at lave en plan for håndtering af disse interessenter igennem projektet.

Det er vigtigt at lave en interessentanalyse i starten af projektet. Men det kan ofte også give god mening at lave en senere i projektet især i længere projekter. Grunden til det er simpelthen, at interessenterne kan ændre sig undervejs, hvis det eksempelvis er et 2 år langt projekt. Eller det kan være, at projektet pludselig ændrer sig til at påvirke andre personer end det først var tiltænkt, jamen så skal du jo også have deres syn på sagen. 

Interessentanalysen laves derfor sådant så du:

  • Sikrer dig, at projektets målsætninger, mål, og succeskriterier samt at de bliver godkendt af de vigtigste interessenter
  • Kan få identificeret mulige ressourcepersoner til projektet
  • Kan få identificeret og håndtere mulige modstandere af projektet og håndtere konflikter undervejs i projektet
  • Kan lave en hensigtsmæssig kommunikationsstrategi

Identificering af interessenter

Det første du skal er derfor, at brainstorme hvem der bliver berørt i projektforløbet, og hvem der bliver berørt af den endelige leverance.

Tag en post-it blok og en kuglepen, og begynd derefter at notere alle, som du kan komme i tanke om, som vil blive berørt af projektet, og hænge dem op på et whiteboard, eller en væg. 

Grunden til, at du skal skrive dem på post-it noter i stedet for direkte på whiteboardet er, at det er nemmere at sortere dem i grupper efterfølgende. 

Sortering af interessenter

Når du er færdig med at identificere alle interessenterne, og har placeret på whiteboardet, skal interessenterne sorteres i 4 forskellige kategorier.

Du vælger hvilken kategori som interessenten skal være ud fra indflydelse/medvirken-matrixen. 

Interessentanalyse

Her stiller du dig selv to spørgsmål omkring interessenten for at kunne sortere ham/hende inden for disse fire kategorier: 

  1. Hvor stor indflydelse har interessenten på projektet? Har de en stor indflydelse på projektet, eller har de ikke så meget indflydelse i valgene, som tages i projektet?
  2. Hvor vigtigt er det, at interessenten er medvirken I projektet? Det kan både være som en del af projektgruppen, som test-person eller sparringspartner på viden relateret til projektet. 

Ud fra disse to spørgsmål kan du placere interessenten i matrixen nedenfor, og ud fra det kan du se, hvordan du skal håndtere den interessent. Man får derefter fire hovedkategorier af interessenter, som kan benævnes arbejdsbier, ressourcepersoner, eksterne interessenter samt grå eminencer.

Arbejdsbier

Arbejdsbier er interessenter som har lille eller ingen indflydelse i beslutninger igennem projektet, men deres medvirken i projektet er nødvendig, hvis projektet skal kunne leveres til tiden og budget. 

Det kunne eksempelvis være personer i projektgruppen, de har ofte ikke indflydelse på beslutningerne, som bliver taget i projektet, men det er nødvendigt at de er med, for at sikre sig, at projektet kan blive fuldført. 

Det er vigtigt at holde denne gruppe interessenter informeret undervejs, da det er vigtigt, at de har motivation for at udføre projektet. Så du skal gerne inkludere dem i al massekommunikations, status‐mails, undervisning og workshops.

Ressourcepersoner 

Ressourcepersoner er interessenter, som har stor indflydelse på beslutningerne, som tages igennem projektet, og deres medvirken i projektet er, lige som arbejdsbierne, nødvendig hvis projektet skal kunne leveres til tiden og budget.

Det kunne eventuelt være personer i projektgruppen, som er faglige eksperter inden for projektområdet. Så eksempelvis en sælger, hvis du skal lancere et nyt CRM system, eller en marketingmedarbejder, hvis du skal lancere en ny hjemmeside. 

Det er også vigtigt at holde denne gruppe interessenter informeret undervejs, lige som arbejdsbierne. Men derudover er det også vigtigt, at du får information fra dem. Det vil sige, du også skal holde jævnlige møder omkring beslutninger omkring projektet, hvor de kan komme med deres input. 

Grå eminence 

Grå eminence er interessenter, som har en stor indflydelse på beslutningerne, som tages igennem projektets, men deres medvirken i projektet er ikke nødvendig.

Det kunne eventuelt være ledelsen i virksomheden, du arbejder for, det kunne være sponsorer af projektet, eller det kunne være vigtige kunder eller samarbejdspartnere. Det er ofte disse personer, som du har i din styregruppe. 

Denne gruppe er ret vigtig at have styr på, da de ofte kan skabe nogle ubehagelige overraskelser, hvis de kommer for sent ind i projektet. 

Nogle gange glemmer man at inkludere dem tidligt i projektet, da de ingen medvirken behøver i projektet, men man glemmer, at de har en stor indflydelse på projektet. Så de kan pludseligt ændre hele projektet, og det vil man som projektleder hellere have sker, inden projektet starter, frem for når det er halvvejs færdigt. 

Så du skal altså sikre dig, at du afstemmer projektet med dem, allerede inden projektet går i gang, og så igen løbende under hele projektet. 

I forhold til kommunikation skal de gerne have al massekommunikation, samt særlige statusmails og møder, hvor centrale emner omkring projektets fremgang eller modgang tages op. 

Eksterne interessenter 

Eksterne interessenter er dem hverken er en del af projektet, eller kan påvirke beslutninger i projektet. Det er med andre ord ikke personer, som du skal bekymre dig så meget om.

Det er dog en god ide at dele massekommunikation med dem, herunder hvad de forventede leverancer i projektet kommer til at være, og hvordan det kommer til at påvirke forretningen. Du kan også vælge at inkludere dem i dine statusmails, ved at dele det på jeres intranet eller lignende. 

Oplevede fordele og ulemper for interessenterne 

Efter at du har sorteret interessenterne, skal du til at udvælge de væsentligste interessenter for projektet. Det vil i de fleste projekter være ressourcepersoner og grå eminence, du skal kigge på her. 

Det som du skal kigge på, er nu, hvilke fordele og ulemper, de enkelte interessenter vil opleve, efter projektets leverancer er færdige, og projektet er afsluttet. 

Det som dette hjælper dig med, er at identificere mulige fortalere for projektet, det vil sige dem, som vil hjælpe jer undervejs i projektet. Folk bliver tit fortalere for et projekt, når de direkte kan se, at projektets leverancer hjælper dem med et problem, som de har haft. Men det vil også vise dig, hvem der muligvis vil være modstandere af projektet.

Du skal selvfølgelig tage fat på dem, som du mener, vil være fortalere for projektet, men det er især vigtigt, at du tager fat på dem, som du kan se potentielt, vil være modstandere af projektet. 

Modstand mod forandringer

I projekter med fokus på forandringer kan det ofte være en god ide at have fokus på at vurdere den forventede modstand, som du vil møde igennem projektet. Det er ikke alle, som er lige interesseret i forandringer, og mange kan se projekter som en udfordring på deres job. 

Det har jeg tidligere oplevet i flere af mine projekter især projekter, der har til formål at forenkle processer eller minimere omkostninger. Her kan du især møde modstand fra folk, der frygter, at projektets leverance vil koste dem deres job. 

Derudover er der også mange, som ser fordelene i den nuværende proces. De kender allerede processen, de ved hvem de skal snakke med og hvornår, de kender systemet, de altid har brugt, og de kender alle arbejdsgangene. 

Lav en strategi for håndtering af interessenten 

Sidste trin i interessentanalysen er at vurdere de informationer, som er fundet indtil nu i analysen. Det du skal nu, er at planlægge din strategi for hver kategori, samt din strategi for de personer, som kan være modstandere i kategorierne ressourcepersoner og grå eminence. 

Det er nu, du skal være meget konkret. Hvad er kommunikationsplanen for arbejdsbierne? Hvor meget skal du involvere eksterne interessenter? Hvor tit skal du mødes med ressourcepersonerne? Hvordan sikre du dig, at grå eminence er informeret undervejs, så de ikke uro senere i projektet?

Derudover skal du have lavet en plan for de interessenter, som du forventer, vil være modstandere af projektet. Hvordan vil du håndtere dem? 

Et godt råd her er at være ærlige omkring det leverede produkt efter projektet, men samtidig have fokus på alt det gode, som vil komme ud af projektet. 

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt:

AGIL PROJEKTLEDELSE

EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

EN SKRIDT-FOR-SKRIDT GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt. Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. 

Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt. Jeg har tilmed inkluderet links til uddybende beskrivelser af de forskellige dele af projektet. 

Grunden til, at jeg lavede guiden var, at jeg gerne ville lave, en mere håndgribelig guide til projektledelse. En som var knap så teoretisk som SCRUM eller Prince2. Så du vil nok finde denne guide lettere at implementere i praksis, end de mere traditionelle projektledelses metoder.