Projektledere har forskellige metoder til at sørge for at deres projekt er holdbart, så det på bedst mulig vis opnår succes. En af de teknikker som ofte bruges, kaldes for Phase Gate modellen.
Phase Gate modellen er, som navnet antyder, delt op i forskellige faser, hvor man ser på efter hver fase, om projektet skal justeres, nedprioriteres eller helt droppes. Phase Gate modellen kan være en god vejledning til at holde dit projekt i en rettesnor. Et succesfuldt projekt kræver planlægning, organisering og delmål.
Her kan Phase Gate medvirke til, at du opnår disse delmål, og at dit projekt opfylder de krav, du som projektleder har opsat. Der findes mange forskellige teknikker til at holde en struktur i dit projekt. Har du et større eller meget komplekst projekt, kan Phase Gate være den rette metode at vælge.
I dette indlæg vil du få en guide til, hvad Phase Gate modellen indebærer, samt hvordan den bruges, så du med stor succes kan få benytte den næste gang, du skal i gang med et projekt.
Hvad går Phase Gate modellen ud på?
Med Phase Gate modellen kigger man på hver fase og revurderer hver gang, om hvorvidt projektet skal fortsætte eller droppes. Man bruger den som en guide fra projektet starter, hvor man får idéen, til slut hvor projektet er færdigt og klar til aflevering.
For hver fase skal man sikre sig, at man har opfyldt kriterierne, før man kan gå videre til næste fase. På den måde sikrer man løbende, at projektet er holdbart, og man holder sig på rette spor. Det er dig som projektleder, der skal sørge for at projektet skrider frem ad, samt tage stilling til om de givne kriterier i en fase er opfyldt. Det er også projektlederen, der vurderer om en fase kan afsluttes, om projektet skal sættes på hold eller kvittes.
Hvordan kan man bruge Phase Gate modellen som projektleder?
I faget som projektleder, bør man være omstillingsparat, da tingene hurtigt kan gå stærkt og muligvis tage en drejning. Faktorer, som hvilket marked der er for det givne produkt eller projekt, kundernes efterspørgsel og de ressourcer, der er til rådighed, kan påvirke hvilket retning, projektet man er i gang med tager.
Med disse faktorer kan man risikere i projektets forløb i en fase, at projektet ikke længere er holdbart, og derfor kan projektlederen og projektgruppen være nødt til enten at ændre på nogle ting i projektet, og hvis ikke det kan gå, kan det være at projektet skal droppes helt. Det er vigtigt, at projektet vurderes i de enkelte faser, for at sikre projektets værdig, og at der er et marked for det projekt og dets idé.
Metoderne i Phase Gate
Hensigten med Phase Gate er at arbejde så målbart og effektivt som muligt. Hvorfor man i Phase Gate følger de forskellige faser, så man på den måde undgår at havne i en blindgyde. Derfor sørger metoden for, at man arbejder i sektioner, hvor man deler sit projekt op i steps, så man på den måde bevarer et godt overblik og undgår så mange fejl som muligt, fordi man kun koncentrerer sig om en fase ad gangen. Det skaber en god arbejdsproces, i forhold til at skulle klare alle faserne på en gang. På denne måde arbejder du mere struktureret.
De forskellige faser i Phase Gate modellen
Phase Gate inddeler arbejdsprocessen, og hver fase skal færdiggøres, før man går videre til næste. Det kan være forskelligt, hvad de forskellige faser kaldes, da det kommer an på hvilket firma, der arbejder med det.
Et eksempel på, hvordan faserne kan inddeles, kan være:
Som sagt kan denne model se ud på forskellige måder. Det handler om at tilpasse den enkelte virksomhed, og fastlægge hvordan den skal se ud, så det passer præcis ind i jeres organisation.
Her får du en uddybelse af, hvad de forskellige punkter i modellen indebærer:
- Idébeskrivelse: Den første fase handler om at, få en masse idéer gennem brainstorming, som muligvis vil kunne lede til dit næste projekt. Du undersøger markedet, taler med kunder og klienter, og får på den måde indsigt i, hvad der kunne give mening at udarbejde et projekt omkring.
- Estimering: I analysefasen går projektgruppen et spadestik dybere, for at undersøge om den idé man har valgt at gå videre med, virkelig er holdbar. Der udarbejdes en SWOT-analyse, hvor der laves undersøgelser omkring projektets styrker, svagheder, muligheder og trusler i forhold til markedet og konkurrenter. Til sidst kan man lave en ballpark estimering af projektet.
- Business Case: I denne fase udvikles der en holdbar sag omkring projektet, for at være sikker på at projektet er værd at gå videre med. Der undersøges endvidere om projektets gennemførlighed, og hvorvidt det er muligt. Der udvikles en detaljeret plan omkring projektet.
- Udvikling: I denne faser handler det om, at efter alt forarbejdet og de forskellige analyser, at føre projektet ud i den virkelige verden. Der laves en prototype af det produkt, man har udtænkt. Det er altså her de ydre detaljer udarbejdes, og færdiggøres.
- Lancering: Det er her i den endelige fase, at man laver en markedsføringsplan for, hvordan man vil reklamere for sit produkt, samt hvilke medier der skal bruges til dette formål. Det handler om her, at vise forbrugerne at produktet findes.
Efterfølgende evaluerer projektlederen og de andre ledere projektets succes. Desuden vurderer de også Phase Gate processen. De ser på, hvordan modellen forbedrede deres arbejdsproces, kunne der være gjort noget anderledes, og hvad fungerede ikke.
På den måde bliver projektlederen endnu skarpere på at, gøre brug af Phase Gate modellen fremover. Det handler hele tiden om at, forbedre og udvikle på de arbejdsprocesser der er, så du som projektleder og dit team kan arbejde mere effektivt fremover.
Vurderingsproces
Inden hver fase afsluttes, laver man en evaluering af fasen, hvor projektet skal opnå nogle forskellige kriterier, inden man kan afslutte og gå videre.
De forskellige kriterier man kigger på er:
- Kvaliteten af udførelsen: Dette kriterier sikrer, at kvaliteten af opgaven opnår en tilfredsstillende standard. Det skal kunne leve op til jeres forretningsstrategi.
- Begrundelse for idéen: Der skal sikres, at der er nok begrundelse for det projekt, man er i gang med at arbejde med, stadig er brugbart. Der skal være et belæg for, at projektet tilfører værdig til kunderne, og passer til markedet.
- Handlingsplan: Her vurderes om, der er nok midler og ressourcer til at kunne fortsætte og færdiggøre projektet. Der vurderes endvidere, om der mulighed for eventuelt yderligere support, og hvor dette kan fås fra.
Det er projektlederens job at vurdere ud fra de opsatte kriterier om, hvad der skal ske næst. Projektlederen skal beslutte, om det givne projekt skal fortsætte, droppes, eller sættes på pause, og eventuelt give plads til andre projekter.
Hvis projektlederen vælger at fortsætte, kan projektet gå videre til næste fase. Opfylder projektet ikke et eller flere kriterier, kan projektlederen vælge at droppe det. Her ser projektlederen ingen mulighed for, at projektet ville kunne blive en succes.
Projektlederen kan vurdere ud fra kriterierne, at projektet stadig kan blive en succes, men der mangler måske nogle ressourcer, og sætter projektet på pause for en tid.
Hvilke udfordringer kan Phase Gate metoden give?
Når man arbejder med projektleder teknikker, er der altid fordele og ulemper ved dem. Det er der også med Phase Gate teknikken. Netop fordi Phase Gate metoden har nogle kriterier, der skal opfyldes for at kunne gå videre, så kan det nogle gange give udfordringer. Det kan være sværere at se de muligheder, der ligger i metoden, fordi kriterierne er så høje.
Desuden er der ofte mange personer involverede, når man har med Phase Gate metoden at gøre, hvilket kan skabe konflikter på grund af forskellige meninger.
Fordele ved Phase Gate metoden
Den største fordel ved Phase Gate teknikken er, at den gør hele arbejdsprocessen hurtigere og mere effektiv. Den sørger for hele tiden, at din projektgruppe arbejder effektivt, og ved hvad de skal lave. Dette er endvidere godt for dit firmas økonomi, da der spares penge og ressourcer, som kan bruges mere fornuftigt andre steder.
Hvordan implementeres Phase Gate succesfuldt?
Der findes nogle forskellige råd, som kan være gode at følge, for at få mest ud af Phase Gate metoden, og få implementeret den på bedste vis.
Det er vigtigt at informere de involverede i projektet
For at Phase Gate metoden kan bruges mest optimalt, er det vigtigt, at du inddrager dem, som er involverede i processen. Hold gerne løbende møder med projektgruppen og andre interessenter til projektet. Kommunikation er derfor essentielt i denne proces, for at opnå bedst muligt udbytte at Phase Gate metoden.
Hav de kritiske briller på i vurderingsprocessen
Vær kritisk ved hver step i vurderingsfasen. Denne del kan hurtigt blive frustrerende, men hvis du forholder dig kritisk til projektets potentiale, og forholder dig til de kriterier, der er opsat for fasen, bør det gå lettere uden for meget besvær.
Indsaml information effektivt
Når du som projektleder og din projektgruppe, skal indsamle informationer, er det vigtigt at implementere et system og nogle procedurer, der kan forbedre jeres arbejdsproces.
Jeg håber denne guide, gav dig et indblik i en arbejdsmetode, der kan strukturere din arbejdsproces bedre. Phase Gate metoden er et oplagt værktøj, til at arbejde mere effektivt.
