Projektplaner er et kort, der kortlægger forløbet af dine projekter. Når du planlægger dit projekt , begynder du at kortlægge opgaverne, afhængigheder, opgaveejere og mere.
Men glem ikke en meget vigtig komponent i enhver projektplan: milepæle.
Hvad er en projektmilepæl?
En milepæl er en markør i et projekt, der betegner en ændring eller stadie i projektet. Milepæle er vigtige komponenter i projektledelse, fordi de viser nøglebegivenheder og kortlægger fremdrift i din projektplan.
Milepæle fungerer som vejvisere i løbet af dit projekt, og hjælper med at sikre, at du holder dig på sporet. Uden projektmilepælssporing overvåger du kun opgaver og følger ikke nødvendigvis den rigtige vej i dit projekt.
Hvad er forskellen mellem opgaver og milepæle?
Det er heldigvis ikke raketvidenskab at lave en projektplan, og komponenterne er ikke så komplekse. Når det er sagt, kan det være svært at skelne mellem opgaver og milepæle på større projekter, eller hvis det projekt, du leder, bare ikke er inden for din ekspertises område (endnu).
Hvis du nogensinde har været forvirret over, hvad der er (eller ikke er) en milepæl i dit gantt-diagram, så spørg dig selv disse spørgsmål:
- Er dette en opgave eller en leverance?
- Vil dette påvirke den endelige deadline?
- Er dette et vigtigt øjeblik i projektet, som vil indikere fremskridt?
- Behøver dette at blive gennemgået af interessenter?
- Er dette en begivenhed, der påvirker projektet?
I bund og grund ønsker du at angive de vigtigste begivenheder i dit projekt som milepæle, så de nemt kan ses og kortlægges af projektteamet.
Milepæle får yderligere betydning i forhold til opgaver i en projektplan, så projektlederen kan spore opgaverne, mens teamet og interessenterne fokuserer på fremskridt.
Sådan ser du forskellen mellem milepæle vs opgaver, når du ser på din plan i TeamGantt:
- En milepæl er repræsenteret af et guld-, diamantformet ikon eller symbol på dit gantt-diagram med en varighed på én dag.
- Opgaver vises som vandrette søjler på gantt-diagrammet. De kan tildeles forskellige opgavefarver såvel som flere dages varighed.
Eksempler på milepæle i projektledelse
Milepæle gør det nemmere at holde projekter på sporet ved at markere større begivenheder, datoer, beslutninger og leverancer i projektplanen. Her er et par eksempler på projektmilepæle, du kan inkludere i din plan:
- Start- og slutdatoer for projektfaser
- Nøgleleverancer i projektet
- Kunde- og interessentgodkendelser
- Vigtige møder og oplæg
- Nøgledatoer eller udfald, der kan påvirke din tidslinje
Sådan bruger du milepæle i din projektplan
Projektmilepæle gør mere end blot at vise fremskridt – de kan hjælpe dig med at kommunikere, hvad der sker med dit projekt.
Når du opretter et gantt-diagram , giver milepæle en nem måde at se vigtige datoer eller leverancer på et øjeblik.
Det betyder, at alle, der ser dit gantt-diagram, hurtigt kan se, hvor tingene er på ethvert givet tidspunkt.
Nu hvor du forstår, hvad en milepæl er, og hvorfor den er vigtig, så lad os grave lidt dybere og udforske 3 almindelige måder, hvorpå brug af milepæle kan gavne dine projekter.
Overvåg deadlines for leverancer nemmere
Ingen projektplan er nogensinde komplet uden en liste over deadlines! Den bedste måde at gøre dem bemærkelsesværdige på er at bruge projektledelsesmilepæle og leveranceteknikken. Hvad betyder det? Gør projektleverancerne til milepæle!
Hvorfor gøre dette? Nå, det er ingen hemmelighed, at det ikke er alle, der ønsker at bruge tid på at kigge på din projektplan for at finde vigtige datoer. De fleste mennesker – inklusive projektgruppen – ønsker et overblik over nøgledatoer og begivenheder. Milepæle er gode til dette formål, fordi de kaldes ud på en særlig måde – normalt med et diamantsymbol – i projektplaner.
Mens du bør liste opgaverne og indsatsen op til en projektmilepæl, skal du sørge for at præsentere milepælen i slutningen af disse opgaver for at angive en levering eller endda en præsentation af leverancen.
Her er et eksempel på, hvordan et team bruger milepæle til at spore en vigtig deadline i deres projekt.
Sæt fokus på vigtige datoer
Er der dage fra nu til afslutningen af dit projekt, som kan påvirke dit projekt på en eller anden måde? Måske vil dit team være væk fra kontoret for en obligatorisk træning. Eller måske er der et bestyrelsesmøde, du forventes at deltage i.
Det er vigtigt at have alle disse vigtige begivenheder i tankerne, når du planlægger et projekt, fordi de muligvis kan påvirke din projektplan . Så hvorfor ikke inkludere dem som projektmilepæle, så du kan spore dem alle på ét sted?
I dette eksempel er teamets off-site strat-op møde blevet tilføjet til projektplanen som en milepæl, så arbejdet kan planlægges omkring det.
Identificer potentielle flaskehalse i projektet
Mange projekter er afhængige af arbejdet produceret af eksterne teams eller partnere for at gøre fremskridt.
Hvis du ikke sporer disse eksterne faktorer et eller andet sted, er der en stor chance for, at du glemmer at følge op på det.
Derfor er det vigtigt at angive disse leverancer som projektmilepæle, hvis du arbejder på et projekt, der afhænger af nogen eller noget uden for dit projekt.
Her er et eksempel på, hvordan du kan bruge en milepæl til at spore en kundegodkendelse.
Hurtige tips til brug af projektmilepæle i TeamGantt
Når du har kortlagt din overordnede proces og plan med dit team, kan du tilføje opgaver, identificere milepæle i Gantt-diagrammet og bestemme opgaveejere. Projektmilepæle er nemme at oprette og spore, fordi du har kaldt de vigtigste punkter i dit projekt frem.
Lad os tage et hurtigt kig på, hvordan projektmilepæle fungerer i TeamGantt.
Sådan indstiller og planlægger du milepæle i dit gantt-diagram
Du kan sætte en milepæl for dit projekt med blot et par klik i TeamGantt. Denne hurtige vejledning viser dig, hvordan du tilføjer milepæle til din projektplan, når du har tilmeldt dig en TeamGantt-konto:
Sådan ændrer du en opgave til en milepæl
Har du brug for at ændre en opgave til en milepæl på dit gantt-diagram? Du skal blot følge disse trin:
- Hold markøren over den opgave, du vil ændre på dit gantt-diagram.
- Klik på menuen med 3 prikker, der vises til højre for proceslinjen.
- Vælg Konverter til milepæl fra rullemenuen, og din proceslinje skal automatisk skifte til et milepælsikon på dit projekts tidslinje.
Sådan markerer du en milepæl som fuldført
Intet er helt så tilfredsstillende som at tjekke en vigtig milepæl fra din liste!
For at opdatere status for en milepæl i TeamGantt skal du blot klikke på afkrydsningsfeltet i kolonnen Fremskridt i dit gantt-diagram for at markere det som komplet.
Sådan deler du projektmilepæle med kunder og interessenter
Vil du give kunder og interessenter et overblik over projektet på højt niveau? Følg disse trin for at dele en PDF med vigtige projektmilepæle i dit gantt-diagram.
1. Filtrer dit projekt efter milepæle.
Fra Gantt – visningen skal du klikke på menuen Alle datoer øverst på dit gantt-diagram og vælge Kun milepæle i rullemenuen.
2. Eksporter dit filtrerede projekt til en PDF-fil.
Naviger til dit projekts menu , og vælg Udskriv/Eksporter PDF fra rullemenuen.
Tilpas dine PDF-indstillinger, og klik derefter på Vis PDF for at fuldføre eksporten. Derfra kan du downloade og/eller udskrive din PDF for at dele med kunder og interessenter.
Hvem ville have troet, at et så kritisk skridt kunne være så nemt?
