I dette indlæg vil jeg kigge på vigtigheden af god planlægning når det kommer til projektledelse. Hvis du nogensinde har misset en deadline, gået over budgettet eller skulle have et møde med en utilfreds kunde ved du udmærket godt, hvor svært det er at drive projekter.
Af denne grund tror jeg også på, at det er altafgørende at have en projektplan for projektet, både for din egen skyld, men også for alle projektets interessenter. At have en god projektplan er dit bedste forsvar imod de typiske faldgruber der kan resultere i et fejlet projekt. Af denne grund har jeg samlet en list at 10 gode grunde til at du skal planlægge din projekter grundigt. De kommer her:
1. Planlægning minimerer stress i projektgruppen
Forestil dig at skulle samle et helt IKEA-køkken kun med et billede af, hvordan det skal se ud når det er færdigt. Du vil naturligvis være totalt overvældet fra start af, og vil højst sandsynligt lave flere fejl henad vejen, som blot vil medføre mere stress og frustrationer. Derudover vil alle der skal hjælpe dig med at samle køkkenet også mærke denne stress.
Du vil nok aldrig gøre dette mod dig selv, så hvorfor gøre det når det kommer til din projektgruppe og dine projekter? Du kan tænke på din projektplan som montagevejledning for dit nye IKEA-køkken. Det er den der sikrer at alle kan arbejde sammen uden problemer og hele tiden ved præcist hvad de skal gøre for at opnå et succesfuldt projekt. Denne type klarhed over processen gør, at alt forvirring og usikkerhed ryger ud af ligningen. Har du ikke prøvet at lave en projektplan før? Så læs mit indlæg: “Sådan laver du en god projektplan”
2. Planlægning inspirerer alle involverede
God projekt planlægning fjerner dog ikke bare negative aspekter fra projektet – det inspirerer også alle der er involveret eller interesseret i projektet. Alle i projektgruppen skal ikke længere gætte på om i følger projektplanen, og ved hele tiden hvad deres næste opgave er.
Derudover skal ledere og dine kunder ikke bekymrer sig for om projektet følger den aftalte deadline og budget – Det hele er skrevet ned i din projektplan! Det faktum at alle der er involveret ved præcis hvad deres rolle er i projektet, hvad deres næste opgave er, og om projektgruppen følger planen, inspirerer dem. Alle kan hurtigt se deres værdi i projektet, og hvordan deres arbejde påvirker alle andre der også arbejder på projektet.
3. Projektplanen hjælper med kommunikationen
En god projektplan er et af de mest effektive kommunikationsværktøjer du kan bruge til at holde alle der involveret i projektet informeret. Det skyldes, at der i dokumentet står alle de vigtige detaljer, selv når der kommer projektændringer. Se eventuelt videoen nedenfor som er lavet af TeamGantt.
Det at have alt kommunikation om projektet strømlinet omkring en central projektplan fører til langt bedre kommunikation, effektivitet og færre fejl. Det er simpelthen en projektplan, som alle kan stå bag. Kombinationen af at alle er helt informeret omkring alle aspekter af projektet, og at alle ved hvad planen for projektet er fremkalder sund kommunikation mellem alle i projektgruppen.
4. Planlægning bringer folk tættere sammen
En projektplan samler din projektgruppe omkring en enkelt projektvision så gruppen samlet kan arbejde igennem opgaver hurtigere. Projektgruppen prioriteter er klare, forventninger er opstillet og alle ved præcis hvad der skal til for at i kan krydse målstregen i tide. Med en projektplan kan alle i projektgruppen hurtigt se, hvordan deres arbejde påvirker andre og den endelige deadline. Dette giver et ekstra boost til de involverede til at følge projektplanen og forhindrer forvirring fra at forsinke projektet.
Klarheden over, hvordan alle er afhængige af hinanden og at alle spiller en vigtig rolle i projektet, bringer holdet tættere sammen. I stedet for at være os og dem kan alle nemmere fornemme, at de er en samlet enhed der arbejder imod det samme mål.
5. Projektplanlægning skaber ansvarlighed
Næsten alle har en masse planer skrevet ned, som de aldrig deler med nogen andre. Sjovt nok, så ender disse ”planer” også typisk med aldrig at føre til noget. Dette skyldes selvfølgelig, at disse planer som ikke er dokumenteret, og ikke holder nogen ansvarlige. Når du lægger en plan for dig og dit hold, står i også til ansvar for at denne plan bliver overholdt.
Hvis ikke i selv gør det vil dine kunder i hvert fald uden tvivl holde dig ansvarlige. Denne nedskrevne ansvarlighed skubber folk til at få tingene færdige til tiden og i høj kvalitet. Med projektplanen er det meget tydeligt, hvem der er ansvarlig for hvad. Det at det står nedskrevet sort på hvid nøjagtigt hvad man er ansvarlig for øger ens behov for at leve op til forventninger betydeligt, og det er altså derfor et godt redskab til at motivere holdet.
6. Planlægning holder deadlines på rette spor
Hvis du vil etablere dig selv som en god projektleder er det vigtigt, at du leverer projekter til tiden. Deadlines er altafgørende for interessenterne i projektet, så sørg for at overholde dem. Det er dog vigtigt, at du ikke bare har en stor slutdato at sigte efter. Du skal sørge for, at du projektet går den rigtige vej i det rigtige tempo hele vejen til slutresultatet.
Det er her en god projektplan kommer ind i billedet. En projektplan nedbryder projektets tidslinje ned til mindre målbare skridt, så du kan følge og måle processen hele vejen til den endelige deadline. Hvis projektet begynder at blive forsinket på de forskellige delmål kan du hurtigt bryde ind og finde ud af hvad der skal ændres for at i kan komme tilbage på sporet og nå projektets deadline.
7. Planlægning forebygger overbelastning
Det ideelle vil altid være, at dit hold kun arbejder på et projekt af gangen, hvilket vil gøre det meget nemmere at holde fokus og arbejdsbyrden balanceret. Dette er dog sjældent, og man skal som regel kunne være i stand til at håndtere flere forskellige projekter af gangen. Projektplanlægning giver dig muligheden for at lave et Gantt-diagram der tager højde for hele dit holds arbejdsbyrde. På denne måde undgår du at give nogle personer for mange opgaver eller at uddele deadlines, som er helt umulige at overholde.
I TeamGantt kan du let se dine kollegaers tilgængelighed på tværs af alle virksomhedens projekter. Se det er smart! På den måde kan du nemt finde ud af hvem du kan trække på, og hvem der allerede har for meget at se til med andre opgaver. På den måde giver du ikke opgaver til nogen som ikke pt. har mulighed for at gribe opgaven. Læs mere om TeamGantt her eller se videoen nedenfor.https://www.youtube.com/watch?v=9J8oa35w5Po
8. Planlægning fjerner frygten for ændringer
Du kan ikke undgå projektændringer, så du kan lige så godt omfavne og forberede dig på det. God projektplanlægning giver dig faktisk fleksibiliteten til at håndtere ændringer nemmere end uden en plan, så du har en bedre chance for fortsat at nå dine projektmål. Dette skyldes, at en plan indeholder alle de vigtige detaljer om projektet i et samlet dokument.
Når noget uventet dukker op, kan du veje det op imod alle de forskellige aspekter af projektet, tiden og forskellige arbejdsbyrder. Du kan derefter hurtigt ændre planen, så der nu er en ny plan til at fortsætte der har taget højde for de nye ændringer. Efter sådanne ændringer er skrevet ind i planen, kan du hurtigt sende den nye plan til holdet og interessenter, så alt forvirring forsvinder og alle kan arbejde videre igen sammen. Læs eventuelt mit indlæg “Sådan får du dit projekt tilbage på sporet igen!” hvis du vil vide mere om hvordan du kan håndtere dette.
9. Planlægning minimerer risikoen
Præcis lige som ændringer, er risici også altid en uundgåelig del af projektarbejde. På trods af at du aldrig kan kontrollere alle potentielle risikoer kan du bruge din projektplan til at håndtere dem. Du kan tænke på projektplanen som et levende dokument der gør det muligt for dig, at konstant tjekke pulsen af projektet som det går fremad.
Med sådan et dokument kan du hele tiden se ind i fremtiden af projektet og håndtere problemer inden de bliver et større problem der koster dyrt. F.eks. vil en projektplan lade dig overvåge arbejdstempoet, så du kan sikre dig, at i ikke opbruger de budgetteret timer hurtigere end du havde forventet. På den måde kan du have diskussioner om din deadline og budgettet tidligt, og undgå uvelkomne overraskelser og utilfredse interessenter ned ad vejen.
10. Planlægning øger rentabiliteten af projektet
Sidst men ikke mindst øger planlægning rentabiliteten. Dette skyldes sådan set en kombination af de førstnævnte ni fordele ved god projektplanlægning. Mange forskellige faktorer kan fjerne profitten fra et projekt. Med en god projektplan er der en bedre sandsynlighed for, at du rammer projektets målsætninger til tiden og budget. Dermed er mindre tid og færre penge brugt, hvilket efterlader mere til dig som projektleder og dit hold.
Opsummering
Dette var altså mit bud på ti gode grunde til at du bør planlægge dit projekt så grundigt som muligt. Som du har kunne læse, er en god projektplan altså fundamentet for et succesfuldt projekt, og et værktøj der øger sandsynligheden for at du overholder tiden og budgettet. Jeg håber, at du også kan se værdien i at lave en gennemarbejdet projektplan efter at have læst disse ti gode grunde. Kunne du tænke dig at læse mere om projektplaner, så vil jeg råde dig til at læse “Sådan laver du en god projektplan” samt dette indlæg fra TeamGantt
