Uanset hvilket type projekt du planlægger, går ethvert projekt igennem de samme faser. Selvom hvert projekt vil kræve sit eget sæt af unikke processer og opgaver, følger de alle de samme rammer. Der er altid en begyndelse, en midte og en slutning. Det er kaldet projektlivscyklussen.
Projektets livscyklus giver forudsigelighed og giver projektlederen en måde at håndtere opgaverne i forskellige faser. I dette indlæg vil jeg forklare hvad du skal vide om hver fase.
Begyndelsesfasen
Begyndelsesfasen er den først fase af hele projektledelsens livscyklus. Målet af denne fase er at definere projektet, udvikle en forretningsplan for det, og få det godkendt.
Under denne tid skal projektlederen måske gøre noget af det følgende:
- Foretage en forundersøgelse
- Lavet en projektplan
- Identificer de vigtigste interessenter
- Vælge projektledelsesværktøjer
I slutningen af denne fase skal projektlederen have en høj forståelse af projektets formål, mål, krav og risiko.
Planlægningsfasen
Planlægningsfasen er altafgørende for at skal en projektplan hele holden kan følge. Det er hvor alle detaljer og mål er skrevet ned for at kunne møde kravene der er lagt ud af organisationen.
Under denne fase vil projektledere typisk:
- Lave en projektplan
- Udvikle en ressourceplan
- Definere mål og præstationsmål
- Kommunikere roller og ansvar til holdmedlemmerne
- Skabe arbejdsgange
- Forudse risiko og lave beredskabsplaner
Den næste fase (eksekvering) begynder typisk med en projekt kick-off møde, hvor projektlederen forklarer projektmålene til alle involverede interessenter.
Før dette møder finder sted er det vigtigt for projektlederen af gøre det følgende:
- Etablere mål og leveringer
- Identificer holdmedlemmer og uddelegere opgaver
- Udvikle et udkast af projektplan
- Definere hvilke tal der skal bruges til måle projektets succes
- Identificer og forberede sig på potentielle sten på vejen
- Etablere planer for kommunikation
- Vælg din foretrukne projektledelses metode
- Forsikre at dit hold har adgang og viden om de relevante værktøjer
- Planlæg mødet
- Sæt dagsplanen og forbered præsentationen
Eksekveringsfasen
Denne fase er hvor det meste af projektet sker. Leveringer er bygget for at sikre på at projektet møder sine krav. Det er hvor det meste af tiden, pengene og mennesker er trukket ind i projektet.
Som tidligere nævnt, et kick-off møde er holdt for a markere den officielle start af eksekveringsfasen.
Et kick-off møde plan kan se ud ligesom dette:
- Introduktion: Hvem er hvem?
- Projekt baggrund: Hvad er meningen med dette projekt: Hvad er målene?
- Projekt omfang: Hvilken type arbejde er involveret?
- Projektplan: Hvordan ser planen ud?
- Roller: Hvem er ansvarlig for hvilke elementer af projektet?
- Kommunikation: Hvilken typer af kommunikationskanaler skal bruges? Hvilken type møder eller statusrapporter skal dit hold forvente?
- Værktøjer: Hvilke værktøjer skal bruges for at færdiggøre projektet og hvordan skal de bruges?
- Næste skrift: Hvad er den handling der skal færdiggøres lige med det samme?
- Q&A: Åben for spørgsmål.
Kontrollerings- og overvågningsfasen
Denne fase sker samtidigt med eksekveringsfasen. Som projektet bevæger sig fremad, skal projektlederen sørge for at alle de bevægende dele problemfrit bevæger i den samme retning. Hvis ændringer til projektplanen skal laves på grund af uforudsete omstændigheder eller en ændring i retning, så er det her de sker.
Projektlederen skal her gøre nogle af de følgende ting:
- Håndtere ressourcer
- Overvåge projekt resultater
- Risikohåndtering
- Lave statusmøder og rapporter
- Opdatere projektplanen
- Ændre projektplaner
I slutningen af denne fase skal alle de aftalte projektleveringer være færdige og godkendt af kunden.
Projektafslutning
Projektafslutningsfasen er et kritisk skridt i projektledelse livscyklussen. Den signalerer den officielle slutning af projektet og giver en periode for refleksion, afrunding og organisering af materialer.
Projektledere kan:
- Lave oversigt over alle leverancer
- Afrunde eventuelle løse ender
- Give projektet videre til klienten eller det hold der skal stå for projektet daglige operationer
- Diskuter og skriv eventuelle erfaringer fra projektet ned
- Organiser alle projektets dokumenter et enkelt sted
- Kommuniker succesen af projektet til interessenter og ledere
- Fejr projektets færdiggørelse og anerkend holdmedlemmerne
Nu har du forståelse for hver fase if projektlivscyklussen. Nu er valget af det rigtige projektledelses værktøj et kritisk valg for dig og dit holds projektsucces.
