Guide til PROJEKTLEDELSE
Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt.
Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt!
Jeg har drevet en del projekter efterhånden, og i denne guide skriver jeg om mine erfaringer med projektledelse, og mine implementerbare og konkrete råd til at drive effektive projekter.
Du kan igennem guiden læse omkring alt hvad du skal bruge for at kunne starte, drive og afslutte et projekt.
Du får derfor alle mine tips & tricks til hvordan du kan drive dine projekter mere professionelt. Herunder kan du se en oversigt over guiden.
Oversigt over guiden:
Guiden er grundet i flere års erfaring med projektledelse, og jeg deler i denne guide alle mine gode råd. Så er du i tvivl om hvordan du skal drive dit næste projekt, så får du en komplet guide til det her!
Målet med at læse denne guide er i alt sin enkelthed at lære af mine mange fejl. Fejl er dyrer og skal for alt i verdenen forsøges at undgås. Jeg har har efterhånden drevet en del projekter, og deler i denne guide mange af dem, samt mine refleksioner over hvordan du kan undgå selv at støde ind i dem.
Du vil derfor kunne spare en masse tid, og virksomheden eller organisationen som du arbejder for kan ende med at spare en masse penge hvis du tager dig tiden til at læse denne guide.
Målet med at have en projektleder på et projekt er at undgå feberredning og ad-hoc løsninger. Som ofte drives et projekt uden en projektleder på et meget taktisk og reaktivt grundlag. En af de bedste ting ved at have en projektleder på projektet er, at han vil sikre, at der er en klar strategi for projektet, han vil samtidig kunne holde et klart overblik over projektet og kunne tage stilling omkring ting, der er længere ude af horisonten.
Det, jeg ofte ser, det er, at når der ikke er en projektleder, men at en i arbejdsgruppen agerer som projektleder, så bliver beslutningerne taget med en meget kortsigtet horisont. “Vi skal bare overleve lidt endnu” mentaliteten tager over, og der er større chance for, at projektet afviger fra projektets målsætninger.
Et projekt, der ikke er kørt korrekt, eller endda er kørt, uden en projektleder kan være en meget dyr affære. En undersøgelse lavet af Project Management Institute viste, at virksomheder og organisationer kan forvente et gennemsnitligt tab på omkring 10% ved et projekt. Det vil sige, at du gennemsnitlig vil tabe 100.000 kr. på en 1 million kroner investering.
Operahuset i Sidney er en af verdens mest ikoniske bygninger, og genkendt verden rundt. Bygningen er designet af den danske arkitekt Jørn Utzon i 1957, og projektet blev derefter startet i 1959. Projektet var sat til at tage 4 år og ville koste omkring 35 millioner kroner. Men sådan endte projektet ikke. Faktisk endte det med at tage 14 år at opføre bygningen, og det endte med at koste (og hold nu fast) 510 millioner kroner at færdiggøre projektet.
Introduktion til projektledelse
Et projekt starter, allerede før en projektleder hører om det første gang. Det starter nemlig i det, at en ansat eller kunde til virksomheden, som du arbejder for, kommer på en ny ide til et projekt, eller kommer med forbedringer til en eksisterende løsning som I allerede har i virksomheden. Dette kunne eksempelvis være behovet for at kunne købe varerne online, så man ikke skal lægge ordren telefonisk. Det kunne også være muligheden for at kunne tilgå virksomhedens services på telefonen igennem en app, i stedet for at skulle bruge deres PC, og så videre. Ofte cirkulere sådan ideer lidt rundt inden den til sidst lander på dit skrivebord, hvorefter du skal i gang med at kigge på projektet for første gang.
Introduktion til gevinstrealisering
Noget af det første du skal gøre er at tænke over hvilke gevinster du gerne vil have ud af projektet. Så i dette kapitel kigger vi på hvordan du får dette gevinst-mindset ind i din projektledelses metoder, sådan at du sikrer dig at I får noget for pengene. Alt for mange projektleder har slet ikke tænkt over hvad de vil have ud af projektet, og det er en stor fejl, for i sidste ende er projektet jo kun succesfuldt hvis I får mere ud af projektet ind det som I har investeret i projektet.
Lav en idébeskrivelse
Hele fundamentet for et succesfuldt projekt er bygget på, at du har en korrekt forståelse for det underliggende behov bag projektet. Har du ikke den fulde forståelse for behovet, som skal løses af projektet, så har du ikke den nødvendige viden for at kunne levere et projekt, der hjælper dem, der skal bruge det. Så du skal gerne have et møde med personerne, som er kommet på det nye behov for at sikre dig, at du har forstået det korrekt. Et godt råd ville være ikke bare at høre, hvad deres behov er, men også spørge ind til de underliggende ønskede fordele, som det nye behov dækker over. Så med andre ord høre, hvorfor de gerne vil bestille online i stedet for telefonisk? Omkostningsbesparelser, tidsbesparelser, mindre under bestilling af varer, eller er der andre fordele?
Lav en interessentanalyse
Du skal nu lave en interessentanalyse, så du kan få et overblik over de personer, som der har en interesse i projektet. Analysen har til formål at sikre, at projektlederen og projektgruppen ved, hvem der er fortaler for dette projekt, samt hvem der kan være modstander af projektet. Det er nemlig ikke alle i virksomheden, som nødvendigvis er enige i, at tingene behøver at ændre sig, nogen vil bare gerne have, at alt bliver som ved det gamle. En interessentanalyse skal derfor laves for at sikre, at projektets mål og leverancer er attraktive for de vigtigste interessenter i projektet. Men den er også et vigtigt værktøj for at undgå konflikter undervejs i projektet.
Fastsæt projektets målsætninger
Du skal nu formulere projektets målsætninger. Disse kan opdeles i formål, mål og succeskriterier. Projektets formål udtrykker, hvorfor I vælger at igangsætte projektet, det er med andre ord behovet som skal afdækkes. Projektets mål fortæller, hvad projektet skal levere i sidste ende, altså projektets synlige slutprodukter. Projektets mål er derfor den væsentligste grund til at igangsætte projektet, og det er disse, du styrer projektet efter. Og slutteligt skal du definere succeskriterier, du skal med andre ord sætte rammerne for, hvornår du kan tillade dig at sige, at projektet har været en succes, og hvornår det har været en fiasko.
Lav en kravspecifikation
Så snart du har forstået behovet bag projektet, og har undersøgt dem, som bliver påvirket af projektet, så er det tid til at lave en kravspecifikation. Denne er oftest udarbejdet ud fra det primære behov, der startede hele processen, samt eventuelle yderligere behov, som blev fundet under interessentanalysen. Ofte vil du også tilføje virksomhedsspecifikke krav til kravspecifikationen også, så som overholdelse af CVI (Corporate Visual Identity), IT‐begrænsninger (eksempelvis firewalls) og specifikke programmer, som skal bruges i projektet, så som CMS (Content Management Systems) eller ERP (så som SAP eller Microsoft NAV). Udarbejdelsen af en kravspecifikation kan være en kompleks proces, men det er vigtigt at du tager dig til at lave en udførlig kravspecifikation.
Prioriter projektets krav
Din første opgave sammen med projektgruppen er nu at prioritere alle projektets opgaver. Alle projekter er underlagt 3 rammer, nemlig tid, budget og omfang. Som oftest er minimum to af disse fastsat, og urokkelige fra start, og det er sjældent, at man oplever et projekt med uendelig højt budget, uden en deadline, og hvor omfanget af leverancen er uendelig stort. Alle tre rammer er ofte defineret i starten af projektet, men de kan ikke alle være “urokkelige”, da du som projektleder skal kunne skrue på en af de tre rammer for at kunne justere projektet ind med, hvis der skulle være brug for det. I indlægget nedenfor kan du læse om, hvordan du prioriterer opgaver, sådan at du får de vigtigste med i projektet.
Lav en estimering af projektet
Efter at have styr på kravspecifikationen så skal du til at kigge på en estimering af projektet. Du skal med andre ord kigge på, hvad det vil kræve at få lavet projektet, både i tid (personer) og penge (budget). Det er ikke altid nemt at estimere projekter, men du har heldigvis allerede gjort en stor del af arbejdet, hvis du har fulgt guiden indtil nu. Jeg har i mit indlæg nedenfor lavet en skabelon, som du kan bruge til at estimere dine projekter med, den giver dig et godt udgangspunkt at arbejde videre med.
Lav en projektplan
Lav en business case
Ud over en kravspecifikation og projektplan, så skal du også have lavet en forretningsplan for projektet. En forretningsplan er det grundlæggende dokument, som skal frigøre ressourcer (budget og personer) til at hjælpe dig med projektet. Hvor mange ressourcer du kan skaffe til et projekt, afhænger helt af forretningsplanen, og hvor høj en prioritet det vil få i forretningen. Et godt råd er at have fokus på meromsætning eller omkostningsreducering i din forretningsplan. En god forretningsplan har klare estimater på en af disse parametre, da det er disse som ledelsen i de fleste virksomheder har fokus på.
Forstå den agile tankegang
Nu skal du forstå lidt om grundtankerne bag den agile tankegangen. Herunder det agile manifest og dets fire værdier, samt de 12 agile principper bag det manifest. Du vil kunne bruge dette indlæg til at tjekke, om du virkelig arbejder agilt, og om dine projekter lever op til alle principperne.
Introduktion til Kanban
Vi skal nu kigge på den metode som du kommer til at bruge under dit projekt. Jeg anbefaler altid folk at bruge Kanban hvis de ikke allerede er en certificerede projektleder. Kanban er en af de letteste metoder du kan drive projekter efter.
Find en leverandør til projektet
Det er ikke alle projekter, som du kan klare uden hjælp udefra. Ofte er man nødt til at have hjælp af bureauer, når man eksempelvis skal have lavet en ny hjemmeside eller lanceret et nyt CRM system. Disse projekter kan nemlig hurtigt blive meget komplekse. Men det er ikke altid lige nemt at vælge den rette leverandør til projektet, det kan faktisk være en langhåret proces. Der er nemlig mange spørgsmål, du bør spørge dig selv, inden du siger ja til et tilbud fra en leverandør. Det at vælge den forkerte leverandør, kan også ende med at koste din virksomhed en hel del. Jeg har desværre tit set projekter kuldsejle på grund af leverandøren ikke kunne håndtere projektets omfang.
Klargør til projektstart
Du skal nu til at klargøre de sidste ting, inden projektet starter. En ting, jeg fandt ud af hen ad vejen var, at den hurtigste vej til succes inden for projektledelse er en grundig forberedelse. Jeg tænkte i starten kun på at komme i gang så hurtigt som muligt, og på at få projektet i luften så hurtigt som muligt. Men der er meget sparet ved at gøre et ordentligt forarbejde, det sparer dig en masse tid senere i projektet. Tag eventuelt et kig på mit indlæg nedenfor, der kan du læse om nogle af de ting, som jeg anbefaler, at du kigger på.
Indkald til workshops og statusmøder
Det er nu tid til, at du får indkaldt til de møder, som skal holdes i forbindelse med projektet. Du kan med det samme indkalde til de workshops, som skal afholdes for at kunne starte projektet. Det kunne eventuelt en prioriterings workshop, hvor alle opgaver gennemgås og prioriteres af projektgruppen. Du kan også indkalde til de forskellige statusmøder, som du planlagde under “Klargør til projektstart”. I mit indlæg nedenfor kan du læse mine råd til, hvordan du sikrer, at du får det meste ud af disse møder.
Hold styr på projektplan og budget
Det er sjældent, at jeg oplever et projekt, der ikke på et eller andet tidspunkt midlertidigt er bagud i forhold til projektplanen. Der er mange grunde til dette, det kunne eksempelvis være, fordi uforudsigelige problemer er opstået undervejs, eller fordi en i projektgruppen er blevet fjernet, da han skal arbejde på et andet projekt, eller at dele af projektet viser sig at være en smule anderledes, end hvad der blev vedtaget i starten af projektet.
Du skal også holde styr på omkostninger undervejs, så det bliver inden for det opstillede budget. Det at skulle styre et projektbudget kan være både en meget dynamisk og kompleks proces.
Få lavet en brugertest
Inden du lancerer projektet, skal du lige teste, om det hele er, som det skal være, der er flere måder at gøre dette på. Du kan eksempelvis lave en bruger observationstest, hvor du henter brugere ind til en samtale, hvor du præsenterer dem for det nye projekt, og efterfølgende lader dem afprøve løsningen, mens du observerer dem og ligger mærke til, hvordan de bruger den, og hvilke frustrationer de eventuelt har over for den nye løsning. Du kan også vælge at lave en lukket beta-lancering, hvor du giver nogle kunder adgang til den nye løsning og får dem til at give lidt feedback på løsningen, inden du lancerer det for alle.
Lancering af projektet
Endelig er den store dag kommet, hvor der skal trykkes på knappen, og projektet skal vises til resten af verdenen. Men det er ikke altid bare at trykke på knappen og se projektet tage fart. Faktisk er der en lang række ting, du skal have styr på, inden du kan trykke på knappen, det er alt sammen nogle som er forskellige fra projekt til projekt. Har du eksempelvis fået sat sporing på det nye projekt, så du kan se effekten af det? Har du sikret dig, at du gemmer en kopi af den gamle løsning, så I har den som backup hvis noget skulle gå galt? Men der er mange andre ting du også skal have styr på.
Få feedback på projektet
Når du har fået afsluttet dit projekt, og leveret til dem, som skal bruge det, så er det tid til en evaluering af projektet. Du skal til at finde ud af, hvad der fungerede, og hvad der ikke gjorde. Jeg vil derfor anbefale dig at indkalde deltagerne igennem projektet til et evalueringsmøde. Da det er vigtigt, at du får feedback fra andre, og kan tilpasse projekt‐processen til, hvordan den virker bedst i den virksomhed, du arbejder i.