I dette indlæg skal vi kigge lidt på hvad et Scope of Work Document er for noget. Det er et dokument som er rigtig godt at kende til, som man bruger i starten af et projekt til at definere hvad der skal laves i projektet.
Et Scope of Work Document er et vigtigt dokument i ethvert projekt. Det oprettes typisk i starten af et projekt og definerer alle de opgaver, der skal udføres i løbet af projektet. Det indeholder ting som tidslinjer, leverancer, nødvendige ressourcer og andre vigtige oplysninger, der hjælper med at lede projektgruppen gennem de forskellige faser.
Ved starten af ethvert projekt er det vigtigt at have en klar idé om, hvad der skal gøres. Et Scope of Work Document hjælper med at skabe denne klarhed og tjener som en vejledning for projektgruppen under hele projektet.
Et Scope of Work Document (SOW) er et dokument, der oprettes af projektlederen, og det definerer alle de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre et projekt. SOW’en kan indeholde alle specifikke krav eller begrænsninger i forbindelse med det udførte arbejde.
Den definerer typisk projektets grænser og begrænsninger, herunder roller og ansvar, så alle projektgruppens medlemmer har en klar forståelse af, hvilket arbejde der skal udføres
SOW’en kan også hjælpe med at forhindre at projektet går over budget eller deadline ved klart at definere projektets omfang og mål. Dette er med til at sikre, at projektet holder sig på rette spor og inden for budgettet.
Et godt Scope of Work Document skal være kortfattet og let at forstå. Men det bør være specifikt så alle spørgsmål om projektets mål kan besvares direkte.
Når du udarbejder et Scope of Work Document, er det vigtigt at inddrage alle medlemmer af projektgruppen. Dette er med til at sikre, at alle forstår deres roller og ansvarsområder i projektet, og det hjælper også med at forhindre forvirring eller misforståelser senere i projektet.
Scope of Work Document kan også bruges som en kontrakt mellem projektlederen og leverandøren. Det skal gennemgås og opdateres efter behov i løbet af projektet for at sikre, at det afspejler det arbejde, der udføres, korrekt.
Sådan laver du et Scope of Work Document
Når du opretter et Scope of Work Document, er der et par ting, du skal huske på:
- Definer projektets mål, og hvad der skal gøres for at nå disse mål.
- Opdel de opgaver, der skal udføres, i mindre, mere overskuelige opgaver.
- Oplys om de leverancer og ressourcer, der er nødvendige for hver opgave.
- Overvej eventuelle risici, der kan være forbundet med projektet, og planlæg i overensstemmelse hermed.
- Når Scope of Work Document er blevet udarbejdet, bør det deles med alle relevante interessenter for at få deres feedback på indholdet og sikre, at alle er på samme side.
Når det bruges korrekt, kan et Scope of Work Document være med til at sikre et vellykket projekt ved at holde alle på samme side og give klare retningslinjer for gennemførelsen af de forskellige opgaver. Hvis du er ved at starte et nyt projekt, er det helt sikkert noget, du bør overveje at bruge!
Hvad indeholder et Scope of Work Document?
Nogle vigtige elementer, der kan indgå i et Scope of Work Document, omfatter:
- Introduktion: Det er vigtigt at komme med en introduktion til projektet, som er beskrivende som fortæller læseren mere omkring projektet på et højere niveau. Her kan du eksempelvis se vores indlæg omkring idébeskrivelse.
- Beskrivelser af opgaver og leverancer: Disse beskriver det arbejde, der skal udføres, herunder specifikke detaljer om hver enkelt opgave eller leverance. Her kan du eksempelvis se vores indlæg omkring kravspecifikation.
- Budget- og tidsrammeoverslag: Dette kan hjælpe med at definere budget- og tidsplankravene for projektet. Se her vores guide til hvordan du laver en projektplan og hvordan du holder dit budget.
- Projektbegrænsninger og forudsætninger: her identificeres alle begrænsninger eller forudsætninger, der kan påvirke projektet, f.eks. tilgængelighed af ressourcer eller lovgivningsmæssige krav. Her kan du eksempelvis kigge på vores SWOT, TOWS eller risiko analyse.
- Roller og ansvar: Her tildeles de enkelte medlemmer af projektgruppen specifikke roller og ansvarsområder. Her kan du eksempelvis kigge på RACI modellen og en interessentanalyse.
- Godkendelsesproces: Her beskrives godkendelsesprocessen for projektet, herunder hvem der skal godkende projektet og på hvilket tidspunkt godkendelse er nødvendig. Her kan du eventuelt drage inspiration fra Phase Gate modellen.
Som du kan se, er der mange forskellige elementer, der kan indgå i et Scope of Work Document. Det er vigtigt at skræddersy dokumentet, så det passer til de specifikke behov i dit projekt.
Når et Scope of Work Document anvendes korrekt, kan det være med til at sikre et vellykket projekt ved at holde alle på samme side og give klare retningslinjer for udførelsen af de forskellige opgaver involveret i projektet. Hvis du skal til at starte et nyt projekt og leder efter et effektivt værktøj til at styre dit arbejde, er Scope of Work Document helt sikkert noget, du bør overveje at bruge!
